Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 12.12.2023/Pykälä 127

Sivistyslautakunta 12.12.2023 § 127  

926/02.06.00/2023  

Mäntälän kunnalla on käytössä varhaiskasvatuksessa CGI:n ProConsona asiakastietojärjestelmä. Nykyistä järjestelmää ei enää kehitetä eikä siihen saada kaikkia varhaiskasvatuksen tarvitsemia toiminnallisuuksia. Myös Mäntsälän käyttämän väestötietojärjestelmän tiedonsiirron rajapinta aiheuttaa haasteita nykyisen asiakastietojärjestelmän käyttöön. Varhaiskasvatuksen tulosalueella valmisteltiin vuoden 2023 aikana asiakastietojärjestelmän muutosta CGI:n VESA-ohjelmistoon. Valmisteluvaiheesa huomattiin, että ohjelmisto ei ole kaikilta toiminnoiltaan valmis ja sen integrointi Mäntsälän kunnan käyttämään väestötietojärjestelmän tiedonsiirron rajapintaan ei ole tällä hetkellä mahdollista ja täten ohjelmiston lopullisesta käyttöönoton ajankohdasta ei ole täyttä varmuutta.

Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmän tulee pitää sisällään lasten sijoitus- ja maksupäätökset, lasten hoitoaikojen seurannan, asiakasmaksujen muodostamisen, lasten läsnäolojen seurannan, henkilöstön työajankirjaukset, lasten ja perheiden tietojen viennin Vardaan, perhepäivähoidon työajan seurannan ja ateriakorvausten maksatukseen liittyviä toimintoja sekä yksityisille palveluntuottajille maksettavien korvausten muodostamisen laskutukseen sekä päätöksenteon.

Uudella ohjelmalla tulee mahdollistaa se, että saadaan käyttöön tarvittavia toimintoja, joita nyt ei ole käytössä, kuten perhepäivähoidon ateriakustannusten laskemisen, sähköisen viestinnän perheiden kanssa (kuten Wilma).  Lisäksi tavoiteltiin mahdollisuutta luopua erillisestä työajansuunnittelu- ja seurantaohjelmasta Titaniasta.

Varhaiskasvatuksen tulosalueella tehtiin vuoden 2023 kolmannella neljänneksellä kartoitus asiakastietojärjestelmistä, niiden ominaisuuksista ja yhteensopivuudesta Mäntsälän kunnan käyttämiin järjestelmiin. Kartoituksessa parhaiten yhteensopivaksi ohjelmistoksi todettiin Tieran Varhaiskasvatuksen Vesseli Saas-palvelu, joka on suomalainen pilvipalvelu, joka tarjoaa välineet lasten varhaiskasvatuksen hallinnointiin. Vesseli Saas-palvelun ytimen muodostaa Daisy järjestelmäkokonaisuus. Palvelun toimitukseen valittavat osajärjestelmät sovitaan yhdessä tilaajan kanssa.

Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmän hankinta tehdään Kuntien Tiera Oy:ltä. Mäntsälän kunta on Kuntien Tiera Oy:n osakas ja Hankintalain 15 §:n mukaisesti hankintaa hankintayksikön sidosyksiköltä ei tarvitse kilpailuttaa.

Hankinnan arvo on seuraava:

Vesseli Saas-palvelun vuosikulut neljälle vuodelle ovat 321 485 euroa, tarvittavat investointikulut ovat 28 750 euroa ja hankinnan kokonaisarvo on

350 235 euroa.

Hankinnasta päättää kunnanvaltuuston talousarviopäätöksessä ilmoitettujen hankintarajoen mukaisesti sivistyslautakunta, kun hankinnan kokonaisarvo ylittää 300 000 ja on enintään 400 000 euroa. Hankinnasta tehdään erillinen hankintasopimus ja sopimus on syntyy vasta sitten, kun molemmat sopijaosapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen.

Palvelusopimusluonnos ja palvelun käyttöönottoprojektin sopimusluonnos liitteineen ovat lautakunnan nähtävissä sähköisessä kokousjärjestelmässä.

Valmistelija Sivistysjohtaja Timo Ahvo, sähköposti timo.ahvo(@)mantsala.fi, varhaiskasvatuspäällikkö Karoliina Purola, sähköposti karoliina.purola(@)mantsala.fi

Esittelijä Sivistysjohtaja Ahvo Timo

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää hankkia sidosyksikköhankintana Kuntien Tiera Oy:ltä Varhaiskasvatuksen Vesseli Saas-palvelun. Palvelusopimukseen velvoitetaan kirjattavaksi Mäntsälän kunnan tietohalinnon edellyttämät asiat. Palvelusopimuksen allekirjoittavat sivistysjohtaja ja varhaiskasvatuspäällikkö.

Päätös Hyväksyttiin ehdotuksen mukaan.