Kunnanhallitus
Pöytäkirja 25.11.2024/Pykälä 222

Kunnanhallitus 25.11.2024 § 222  

531/02.06.01/2023  

Mäntsälän kunta on tarjouspyynnöllä 515267 (Dnro 531/02.06.01/2023) pyytänyt tarjouksia henkilökuljetuspalveluille osa-alueille 1 Koulukuljetukset, 2 Ostovuorot ja 3 Muut tilausajot ja lisäkapasiteettitarve.

Henkilökuljetuspalvelut sisältävät pääasiassa koulumatkakuljetuksia, päiväkotien ja koulujen tilausajoja sekä kaikille avoimia ostovuoroja. Kaikki kuljetukset voivat sisältää ilmoitetun liikennöintiajan aikana myös muita kunnan tarvitsemia kuljetuspalveluita. Kunta pyrkii vuoroautomaisesti ajettavan, logistisesti, toiminnallisesti ja taloudellisesti järkevän kokonaisuuden muodostamiseen siten, että kuljetukset optimoidaan alueittain eri ryhmien ja toimipisteiden yhteiskuljetuksiksi aina, kun se on kunnan kannalta järkevää ja kuljetusteknisesti (reitit, aikataulut, kuormat jne.) mahdollista. Kunnan nykyiset kuljetussopimukset vastaavien kuljetusten hoitamisesta päättyvät kevätlukukauden 2025 lopussa.

Sopimuskausi on nelivuotinen 01.08.2025 - 31.07.2029. Sopimusta voidaan jatkaa kahdella erikseen päätettävällä kahden (2+2) vuoden mittaisella optiokaudella 01.08.2029 - 31.07.2031 ja 01.08.2031 - 31.07.2033. Kunta ilmoittaa ensimmäisen optiokauden käyttöönotosta kolmannen (3.) sopimusvuoden aikana. Kunnan ratkaisuun optiokauden käytöstä vaikuttavat mm. kokonaiskuljetusjärjestelmän mahdolliset muutostarpeet, kuljetusjärjestelmän kustannukset sekä laatutekijät. Kunta tekee päätöksen mahdollisesta jatkokaudesta neuvoteltuaan ensin liikenteenharjoittajien kanssa. Kunnalla on oikeus optiokauden käyttöön kaikkien kohteiden tai niin halutessaan vain valitsemiensa kohteiden osalta.

Kyseessä on hankintalain 26 §:n EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, josta julkaistiin hankintailmoitus Tarjouspalvelu.fi -portaalissa ja Hilma-hankintakanavalla 2.10.2024 (2024-014732) sekä Euroopan Unionin Virallisessa Lehdessä (EUVL) ja TED-tietokannassa 2.10.2024 (593444-2024). Hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus Tarjouspalvelu.fi -portaalissa ja Hilma-hankintakanavalla 15.10.2024 (2024-015382) sekä Euroopan Unionin Virallisessa Lehdessä (EUVL) ja TED-tietokannassa 15.10.2024 (621429-2024). Ennakkoilmoitus hankinnasta julkaistiin Hilma-hankintakanavalla 14.4.2024 (2024-008213) ja TED-tietokannassa 15.4.2024 (220306-2024).

Hankinta on toteutettu hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön mukaisesti avointa hankintamenettelyä käyttäen. Tarjouspyynnöstä määräaikaan 21.10.2024 mennessä esitettyihin tarjoajien kysymyksiin, joita oli neljä (4) kappaletta, vastattiin kirjallisesti 23.10.2024 mennessä.

Hankinta on jaettu kolmeen osa-alueeseen, osatarjoukset hyväksyttiin:

- Osa-alue 1 Koulukuljetukset

- Osa-alue 2 Ostovuorot

- Osa-alue 3 Muut tilausajot ja lisäkapasiteettitarve

Alihankinnan osuus kokonaissisällöstä saa olla enintään 50 %. Koskien osa-aluetta 1 Koulukuljetukset: hankintayksikkö rajoittaa yhdelle tarjoajalle myönnettävien kohteiden enimmäismääräksi viisi (5) kohdetta, koska haluaa jakaa hankintasopimuksen ja sopimuskauden aikaisia riskejä sekä huomioida mikro- sekä pienet ja keskisuuret yritykset hankinnassa.

Tarjousten jättämisen määräaikaan 8.11.2024 klo 15 mennessä vastaanotettiin osa-alueeseen nro 1 15 tarjousta, osa-alueeseen nro 2 viisi (5) tarjousta, ja osa-alueeseen nro 3 viisi (5) tarjousta. Tarjoukset avattiin määräajan päätyttyä avaustilaisuudessa 8.11.2024.

Tarjouksen jättivät:
 

Tarjoajista Taksi Päijänne Oy ilmoitti käyttävänsä alihankintaa, jonka osuus määräytyy mahdollisesti voitettujen kohteiden mukaan sekä Ventoniemi Oy ilmoitti käyttävänsä alihankkijana Liikenne Seppälä Oy:ta korkeintaan 50 % kokonaismäärästä.

Kohdekohtaiset osatarjoukset on esitetty liitteenä olevassa vertailutaulukossa.

Tarjoukset käsiteltiin seuraavissa vaiheissa:
 

Tarjoajat vakuuttivat täyttävänsä tarjouspyynnössä esitetyt kelpoisuusehdot ja vähimmäisvaatimukset.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistamisvaiheessa lähetettiin selvityspyynnöt Mavo Oy:lle viranomaistietojen tarkastamiseen liittyen ja Mäntsälän Palvelutaksi ky:lle tilaajavastuutietoihin liittyen. Selvityspyyntöihin saatiin hyväksyttävät vastaukset määräaikaan 18.11.2024 mennessä.

Hankinta ratkaistiin tarjouspyynnön mukaisesti seuraavasti:

Valintaperusteena käytettiin kokonaistaloudellista edullisuutta. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin. Halvin hinta saa täydet pisteet (100 pistettä) ja muut suhteessa siihen (pienin vastaus/oma vastaus * 100 p). Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin ainoastaan halvinta hintaa, koska tarjouspyynnöllä lueteltujen ehdottomien vähimmäisvaatimusten sekä tarjoajan teknisen suorituskyvyn ja ammatillisten pätevyysvaatimusten katsotaan takaavan palveluiden riittävä laatutaso. Palveluhankinnan laatu on huomioitu mm. kalustoa ja palvelua koskevilla ehdottomilla laatuvaatimuksilla, jotka jokaisen tarjoajan tuli täyttää.

Saadut tarjoukset vertailtiin kohteittain tarjoajan ilmoittaman tarjoushinnan (€/päivä, kahden desimaalin tarkkuudella) mukaan. Mikäli kahdella tai useammalla tarjoajalla on sama vertailuhinta, niin osa-alueissa 1 ja 2 kohteen voittaja on se, jolla on

1. kriteeri = suurempi penkkimäärä,

2. kriteeri = parempi auton vuosimalli,

3. kriteeri = arvonta.

Osa-alueessa 3 voittajan valinnassa vertailuhinnan jälkeen seuraava kriteeri on arvonta.

Kilpailutuksen perusteella valitaan myös varatoimittaja, joka on kilpailutuksessa toiseksi tullut tarjoaja. Varatoimittaja valitaan siltä varalta, mikäli kilpailutuksen voittanut palveluntuottaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli palveluntuottaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana. Tällöin hankintayksikkö kumoaa tekemänsä hankintapäätöksen ja tekee uuden hankintapäätöksen sekä solmii sopimuksen varatoimittajan kanssa.

Osa-alueen nro 2 kohteen Osto 2, Mäntsälä-Nikinoja-Sälinkää-Mäntsälä osalta kaikki tarjouspyynnöllä määritellyt vertailukriteerit hinta, penkkimäärä ja auton vuosimalli olivat kahdella tarjoajalla samat, joten voittajan ja varatoimittajan valinnat suoritettiin arpomalla. Arvonta suoritettiin 18.11.2024 Mäntsälän kunnantalolla puolueettomasti suljettujen kuorien avulla. Kahdessa suljetussa ja nimettömässä kuoressa oli kahden kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneiden tarjoajien nimet. Voittavan kuoren valitsi Mäntsälän kunnan talousjohtaja Riitta Samola, paikalla arvonnan todistajina olivat hankinta-asiantuntija Jenni Niiranen-Rokkila ja projektityöntekijä Sara Pynttäri.

Tarjouspyynnön mukaisesti tehdyn tarjousten vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneet tarjoajat ja toiseksi tulleet tarjoajat on esitetty liitteenä olevassa vertailutaulukossa.

Hankinnan ennakoitu arvo on n. 1 265 000 € / vuosi.

Valmistelija Kuntakehitysjohtaja Gummerus Vesa, vesa.gummerus@mantsala.fi, kuljetussihteeri Lindsten Kristina, kristina.lindsten@mantsala.fi, hankinta-asiantuntija Niiranen-Rokkila Jenni, jenni.niiranen-rokkila@mantsala.fi

Esittelijä Kunnanjohtaja Laurila Hannu

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää valita Mäntsälän kunnan henkilökuljetuspalveluiden palveluntuottajiksi sopimusajalle neljä (4) vuotta 01.08.2025 - 31.07.2029, jossa on mahdollisuus kahteen erikseen päätettävään kahden (2+2) vuoden mittaiseen jatkokauteen (optio) 01.08.2029 - 31.07.2031 ja 01.08.2031 - 31.07.2033, liitteenä olevan vertailutaulukon mukaisesti.

Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka valintaperusteena on halvin hinta sekä tarjoukset täyttävät määritellyt kriteerit ja laatuvaatimukset tarjouspyynnön mukaisesti.

Hankinnasta sovitaan valittujen palveluntuottajien kanssa yksityiskohtaisesti erillisellä sopimuksella, joka astuu voimaan molempien osapuolien allekirjoituksella päätöksen saatua lainvoiman. Hankintapäätöksen jälkeen ja ennen sopimuksen allekirjoittamista, voittaneiden palveluntuottajien on esitettävä hankintayksikölle rikosrekisteriotteet hankintamenettelyä varten.

Kunnanhallitus valtuuttaa kuntakehitysjohtajan allekirjoittamaan sopimukset sekä päättämään tarjouspyynnössä määriteltyjen optiokausien käytöstä.

Käsittely Kuntakehitysjohtaja Vesa Gummerusta ja hankinta-asiantuntija Jenni Niiranen-Rokkilaa kuultiin asiantuntijoina pykälän yhteydessä.

Päätös Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

 Liite 1. Vertailutaulukko_515267

-          Merkittiin, että Pihla Keto Huovinen saapui kokoukseen tämän pykälän käsittelyn aikana klo 16.18.